От 1 юни 2026 г. държавните служители в България преминаха към електронен трудов запис, а хартиените служебни книжки отпаднаха. Данните за служебното правоотношение вече се вписват и съхраняват в Регистъра на заетостта, поддържан от Националната агенция за приходите.

Промяната заменя хартиения документ с цифров запис. Той съдържа историята на назначаването, промените по длъжността и прекратяването на правоотношението.

  • За работещите по Кодекса на труда електронният режим действа от 1 юни 2025 г.
  • За държавните служители по Закона за държавния служител режимът влезе в сила от 1 юни 2026 г.
  • Органите по назначаване трябва да оформят и върнат хартиените служебни книжки до 31 декември 2026 г.
Реформата вече е в сила. Спорът не е дали хартията отпада, а дали електронният запис ще бъде точен, пълен и достъпен без прекъсване.

Какво точно се промени

Публикуваните текстове в Държавен вестник предвиждат до 31 декември 2026 г. администрациите да оформят служебните книжки с признатия стаж към 1 юни 2026 г. и да ги върнат на служителите.

Органите по назначаване получиха и шестмесечен срок да прехвърлят данните от действащите правоотношения в регистъра. Срокът е считан от 1 януари 2026 г. Това поставя края на юни като ключов етап за проверка дали прехвърлянето е извършено навреме.

Как работи системата

Регистърът на заетостта се поддържа от НАП. Според информацията на приходната агенция той съдържа единните електронни трудови записи. От 1 юни 2026 г. в него се включват и данни за служебните правоотношения на държавните служители.

Електронният трудов запис е електронен документ. Чрез него работодателят или съответният орган по назначаване подава данни за възникване, изменение и прекратяване на правоотношението.

НАП е публикувала и технически формати, включително XSD schema и файлови спецификации. Това показва, че е създадена рамка за обмен на данни между администрации.

Къде е рискът

Правната рамка е завършена. Министерският съвет синхронизира подзаконовите правила за държавната служба с новия режим. В материалите по обществените консултации е записано, че от 1 юни 2026 г. хартиените служебни книжки отпадат изцяло. За всяка длъжност е въведен и 12-цифрен код за единен стандарт при подаването.

Най-големият риск не е в закона, а в данните. Критични остават точността на вписванията, скоростта на обработка и способността на всяка администрация да подава коректна информация без забавяне.

При подобен преход слабата точка често е в организационната работа. Това включва стари кадрови системи, непълни архиви и грешки при прехвърлянето на информация.

Какво означава това за служителите

За държавните служители последиците са преки. Грешка в електронния запис може да засегне доказването на стаж, размера на обезщетения, конкурсни процедури и бъдещо пенсиониране.

Законът предвижда право на информация за историята на достъпите до електронния запис. Това е защита за служителя. Тя обаче не отстранява проблема, ако първоначално въведените данни са неточни.

Какво означава това за администрацията и гражданите

Ефектът за гражданите е косвен, но реален. Ако кадровите процеси в администрацията се ускорят, част от вътрешната бюрокрация може да намалее.

Ако системите работят неравномерно между отделните ведомства или има блокирания, натискът може да се прехвърли върху услугите, които държавата предоставя. Това засяга срокове, обработка на документи и вътрешна координация.

По-широкият контекст

България не започва от нула. Платформата eGov и Средата за електронни плащания вече свързват голям брой администрации. Това показва, че има изградена база за електронни услуги.

Преходът при трудовите и служебните записи е по-чувствителен, защото засяга официални данни с дългосрочни последици. При такъв режим надеждността на системата се измерва не само с работещ портал, а и с пълни и проверими записи.

Какво следва

До 31 декември 2026 г. администрациите трябва да приключат оформянето и връщането на хартиените служебни книжки. Този срок ще покаже дали преходът е изпълнен само формално, или администрациите работят устойчиво с новия режим.

Основният въпрос е дали държавата може да гарантира, че цифровият запис ще бъде по-надежден от хартиения архив. Отговорът ще зависи от качеството на въведените данни и от еднаквото прилагане на правилата във всички администрации.