От 1 януари 2026 г. най-големите предприятия в България подават към Националната агенция за приходите подробни счетоводни данни чрез SAF-T, стандартен одитен файл за данъчни цели.

Системата превръща счетоводния софтуер в ключов канал между бизнеса и данъчната администрация. Промяната засяга не само счетоводителите. Компаниите трябва да поддържат точни, свързани и проверими данни за продажби, покупки, плащания, складове, активи и счетоводни записи.

Какво представлява SAF-T

SAF-T е структуриран електронен формат, чрез който фирмите предоставят на приходната администрация подробна счетоводна информация в единен, машинночетим вид.

НАП може да приема файловете автоматично и да проверява съответствията между различни части от счетоводните данни. Според публикуваните изисквания файлът може да съдържа:

  • идентификационни данни за дружеството, свързани лица и действителни собственици;
  • счетоводен сметкоплан и счетоводни записи;
  • фактури за покупки и продажби;
  • данни за клиенти, доставчици и плащания;
  • дълготрайни активи, материални запаси и движенията по тях;
  • номенклатури и данъчни кодове.

PwC посочва, че българската схема включва няколкостотин задължителни полета от общо почти 1000 възможни полета с данни. Това поставя пряко изискване към качеството на информацията в ERP системите, счетоводния, складовия и търговския софтуер.

Първата вълна обхваща около 460 дружества

През 2026 г. задължението важи за големи предприятия с годишни нетни приходи над 300 млн. лв. или с нетни данъчни и осигурителни задължения над 3,5 млн. лв. НАП посочва, че първоначалната група включва около 460 дружества.

Месечният файл се подава от първия ден до края на месеца, следващ отчетния период. В електронния портал на НАП са налични отделни услуги за месечен и годишен файл, както и за файл, изискан при проверка от орган по приходите.

Годишният SAF-T започва от 1 януари 2027 г. Той ще обхваща първия отчетен период за 2026 г. и ще се подава до 30 юни на следващата година.

Поетапно разширяване до 2030 г.

Въвеждането следва поетапен график. Критериите се оценяват въз основа на данни от две години назад. Компаниите трябва да следят не само текущите си резултати, но и възможното си попадане в обхвата през следващите периоди.

  • 2026 г., големи предприятия с приходи над 300 млн. лв. или данъчни и осигурителни задължения над 3,5 млн. лв.;
  • 2027 г., големи, средни и малки предприятия при същите финансови прагове;
  • 2028 г., предприятия с приходи над 15 млн. лв. или данъчни и осигурителни задължения над 1,5 млн. лв.;
  • 2029 г., всички големи, средни и малки предприятия;
  • 2030 г., всички предприятия, регистрирани по Закона за данък върху добавената стойност.

Задължението постепенно ще обхване и значително по-малки компании. За тях основният риск няма да бъде само подаването на XML файл. Проблем може да се окаже липсващата или непълната информация в използвания софтуер.

Софтуерът става част от данъчния контрол

При традиционна проверка инспекторите изискват документи и справки. При SAF-T голяма част от данните се предоставя в стандартизиран вид още преди или в хода на проверката.

Това улеснява сравнението между фактури, плащания, складови движения и счетоводни записи. Несъответствие в системата може да доведе до проблем при самото подаване.

НАП посочва, че файл с разминавания между формата и съдържанието може да бъде отхвърлен. Задълженото лице получава електронно съобщение и седемдневен срок за отстраняване на несъответствията, когато този срок се прилага.

На практика данъчният риск започва още при въвеждането на първичната информация в системата, а не само при подаването на декларацията.

Какво трябва да променят компаниите

Подготовката изисква повече от инсталиране на нов модул. Компаниите трябва да проверят дали различните им системи използват еднакви кодове, идентификатори и правила за обработка на данните.

  • пълнотата на счетоводните и търговските записи;
  • връзката между фактури, плащания и счетоводни операции;
  • единните номенклатури за стоки, услуги, клиенти и доставчици;
  • проследимостта на складовите движения и дълготрайните активи;
  • възможността за автоматично генериране и проверка на SAF-T файла;
  • контрола на достъпа до чувствителни финансови и корпоративни данни.

Това може да увеличи разходите за актуализация на счетоводни системи, интеграция между отделни платформи и допълнителен контрол върху данните.

Компаниите, които подредят информацията си навреме, могат да намалят риска от грешки, забавени подавания и спорове при проверки. За по-малките предприятия това означава, че подготовката на системите трябва да започне преди да попаднат в задължителния обхват.

Следващият етап засяга средните и малките фирми

През 2026 г. SAF-T засяга основно най-големите дружества. От 2028 г. обхватът се разширява към компании с приходи над 15 млн. лв. или с данъчни и осигурителни задължения над 1,5 млн. лв. През 2029 г. задължението обхваща всички големи, средни и малки предприятия.

До 2030 г. всички регистрирани по Закона за данък върху добавената стойност предприятия трябва да могат да предоставят данните си в стандартизиран формат. Счетоводният софтуер вече не е само вътрешен инструмент. Той става част от инфраструктурата на данъчния контрол.